Chemistry and Biochemistry Room Reservations (Graduate Students)

Chemistry and Biochemistry  shared  conference  rooms  are  hosted  on  the  University   Email  System,  (UES).  If  you  are  a  faculty   or  staff  member  in  CBC,  you  can  access  the  calendars  from  Outlook   or  from  the  Outlook  Web  App,  (OWA),  interface  on  any  browser.  If  you  are  a  grad  student,   you  will  need  to  use  Buckeyemail  with  a  different  procedure  to  reserve  conference   rooms. 

Reserving Conference Rooms: Graduate Student Instructions

1. Log on  to  your  Buckeyemail  account  and  pick  the  "Calendar"  tab 
2. Select  the  desired  date  and  time  for  your   meeting 
3. Select  New  Event  in  the  upper  left  hand  corner  of  the  calendar  window 
4. Give  the  Event  a  name 
5. In  the  body  of  the  Event,  type  “Conference  room  request”.
6. Select  Scheduling   Assistant 
7. In  the  Attendees  field  type  one  of  the  conference   room  email  addresses  in  the  table  above. 
8. In  the  Attendees  field  type  the  address  cbc-­rooms@osu.edu. 
9. Prior  reservations   will  be  marked  by  a  grayed-­out  box  labeled  "busy."
10. After  you’ve   found  a  free  time,  click  on  OK  and  go  back  to  the  Event  form. 
11. Click  Send  to  schedule  the  meeting.  It  should   show  up  on  that  conference   room’s  calendar  but  will  need  to  be  accepted  by  our  administrators. 
12. Important:  We  use  the  event  invite  to  cbc-­rooms@osu.edu  to  give  us  enough  information,  (date/time/room),  for  us  to  find  the  request  and  approve  it.  If  your  meeting  is  not  approved  by  calendar  admins  it  is  not  scheduled,  and  is  only  considered  tentative.  Until  it  is  approved,  someone  could  schedule  the  same  room/time.